5 Pontos de Atenção para o Home Office Eficaz

5 Pontos de Atenção para o Home Office Eficaz

5 Pontos de Atenção para o Home Office EficazO home office veio para ficar, não há mais dúvidas quanto a isto.   O que as empresas estão analisando agora é a melhor forma de fazer a implantação do home office eficaz.   Veja prós e contras neste estudo do “World Economic Forum – Don’t believe the hype: offices are here to stay“.

Assim como numa situação de contingência real, a ida para o home office no início da quarentena da covid-19 foi realizada de forma intempestiva, em alguns casos até caótica.   Mas o retorno da quarentena da covid-19 para a solução híbrida, alguns dias em home office e os demais no escritório, será que é assim tão simples?   Vejamos:

1 – Local físico

Após quase 4 meses de quarentena fica claro que para podermos trabalhar em home office com conforto, tranquilidade, concentração e produtividade há a necessidade de um local adequado com, se não todas, mas muitas das infraestruturas disponíveis num escritório convencional.   Home office na tradução literal quer dizer exatamente isto, escritório em casa.

Precisaremos de algum espaço físico – uma mesa pequena de 1,20m x 0,60m mais a cadeira ocupa pelo menos 2,5m2, mais algum espaço para circulação.   Isto se não precisarmos manipular documentos físicos.   Os dias do “paperless office” ainda estão muito distantes.

Chega de improvisar e fazer calls sentado no sofá, em posição ergonômica totalmente errada que com o tempo acaba causando problemas na coluna, principalmente no pescoço.

2 – Infraestrutura

Assim como no escritório vamos precisar de um mínimo de infraestrutura.

  • Ar condicionado ou no mínimo um ventilador: quando o verão chegar nosso home office poderá ficar bastante desconfortável se não tiver uma refrigeração/ventilação adequada.
  • Energia elétrica: é óbvio que sem energia elétrica nada funciona nas nossas residências.   Vamos instalar um no break?   Para que perguntarão alguns, usarei laptop que tem bateria.   Lembramos que baterias, sejam de laptops, celulares, no breaks etc. tem uma capacidade de uso de algumas horas e que não é incomum principalmente nos dias das grandes chuvas de verão regiões ficarem sem energia elétrica por vários dias.
  • Internet: outro recurso essencial neste novo cenário.   Uma coisa é ter um acesso a internet para as atividades domésticas outra coisa para uso profissional.   Nada mais improdutivo e irritante do que uma call travando, aquela voz de robô ou imagem de mosaico, especialmente se você estiver tendo que apresentar alguma coisa para os seus executivos.   Você até pode ter uma internet boa mas se o local que você escolheu para o seu home office tiver um acesso ruim ao Wi-Fi o resultado final é o mesmo.   Prefira sempre o acesso por cabo.
  • E se você ficar sem energia elétrica ou acesso a internet bem no dia/hora daquela reunião ou apresentação super importante?   Irei para o escritório responderão alguns.   Pode ser uma alternativa, assumindo que seja possível chegar a tempo, mas há outras limitantes, vejamos mais a seguir.
3 – Computador

A depender da nossa atividade em home office precisaremos de um computador.   Será um desktop ou um laptop?   Corporativo ou pessoal?   Há várias alternativas sendo analisadas pelas empresas.   Algumas considerações:

  • Desktop ou laptop: o desktop precisará de mais espaço portanto uma mesa maior.   Limitará sua mobilidade, então naquele cenário de ficar sem energia elétrica ou acesso a internet no dia daquela reunião/apresentação importante sua única alternativa será usar outro equipamento, assumindo que os arquivos que você precisará estarão salvos em algum outro lugar que não o disco rígido do seu computador, o que alias é uma excelente prática.   Por outro lado desktops tem uma ergonomia muito melhor do que laptops.   “Dock station” pode ser a melhor alternativa, mais espaço e mais investimentos.
  • Corporativo ou pessoal: algumas empresas, por falta de equipamentos disponíveis no mercado, optaram pela utilização dos equipamentos pessoais na quarentena, uma variação do “BYOD – Bring Your Own Device”.   No novo cenário de home office estruturado esta prática será mantida?   Há vários problemas nesta alternativa:
    • Licenciamento de software: é comum ter uma licença “Home ou Student” para uso doméstico incompatível para o uso corporativo, sem falar das licenças dos demais softwares corporativos.
    • Acesso: como será feito o acesso deste equipamento à rede corporativa?   VPN, “thin cliente”, metaframe etc.?   Há vantagens e desvantagens em cada uma das alternativas a serem devidamente consideradas.
    • Suporte: diferentes tipos de equipamentos e/ou sistemas operacionais podem ser um desafio para a equipe de “field service” te prover todo o suporte necessário.
    • Forense: e se houver a necessidade de fazer uma perícia ou análise forense num equipamento pessoal em uso corporativo e instalado na residência do colaborador?
4 – Investimentos

Definida toda esta infraestrutura tem a questão financeira.   Quem pagará por tudo isto?   De 0% a 100% a empresa ou o colaborador, já tivemos conhecimento de todos os cenários com as empresas que estamos conversando.   As argumentações de ambos os lados, empresa e colaborador, são as mais variadas.   A verdade é que há ganhos e perdas em todos os cenários que devem ser devidamente consideradas e, para algumas pessoas/funções, a alternativa home office pode ser inviável eimplicando que estas execeções devem ser devidamente endereçadas e mitigadas.

5 – Local de Trabalho Alternativo

Em um cenário tradicional de contingência há a necessidade de se prever um local de trabalho alternativo na eventualidade da indisponibilidade do local de trabalho primário.

A prática do home office, desde que devidamente planejada e implantada, praticamente elimina a necessidade do local alternativo de trabalho pois haverá uma quantidade significativa de colaboradores disponíveis e prontos para dar continuidade aos produtos serviços e processos críticos em suas residências aumentando a resiliência organizacional.   A exceção seriam os processos com alguma dependência do local de trabalho primário ou aquelas pessoas do item acima.   Veja mais sobre em Home Office por causa do coronavírus (covid-19) no nosso BLOG.

Como tudo ou quase tudo na vida, a implantação do Home Office eficaz demanda planejamento.   Não é só escrever uma política para que os colaboradores possam trabalhar 1, 2 ou 3 vezes por semana em home office se todos, ou quase todos, os colaboradores resolverem praticar o home office nos mesmos dias da semana, segundas e sextas por exemplo.   Num cenário de pior caso basta o incidente acontecer na terça, quarta ou quinta-feira para ocorrerem sérios impactos.   Há a necessidade de uma distribuição uniforme, isto é planejamento.

Esta nova prática operacional reforça a necessidade da atualização do PCN (veja post em https://strohlbrasil.com.br/e-hora-de-atualizar-o-pcn/)

Quer saber mais sobre Planos de Contingência ou Continuidade de Negócios, de Recuperação de Desastres (Disaster Recovery) ou Resiliência Operacional que incluem incidentes de segurança da informação, ransomware etc.?   Por favor preencha o formulário abaixo e entraremos em contato.

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